De ambtelijk secretaris is een`faciliteit’ die door de bestuurder wordt aangesteld ter ondersteuning van de Ondernemingsraad. Deze functie is een belangrijke schakel als het gaat om ondersteuning, advisering en om kennis- en informatie-uitwisseling binnen en buiten de medezeggenschap. In de praktijk is de ambtelijk secretaris veelal ook de zogenaamde linking-pin tussen de Ondernemingsraad en (adviseurs van) de bestuurder.

Ambtelijk secretaris als continue factor en vraagbaak

De functie van ambtelijk secretaris is de enige constante factor binnen de medezeggenschap. Immers, iedere drie jaar wisselt de Ondernemingsraad van samenstelling. De ambtelijk secretaris is de essentiële continu factor, en wordt in de organisatie dan ook gezien als vraagbaak voor OR-zaken.

Rollen en taken van de ambtelijk secretaris

De rol en taak van de ambtelijk secretaris is veelal afhankelijk van de behoefte van de Ondernemingsraad. Ook de door de bestuurder beschikbaar gestelde uren zijn daarop van invloed. In de praktijk zijn meestal drie rollen te onderscheiden, namelijk:

  1. secretarieel/administratief ondersteuner: de ambtelijk secretaris verzorgt en verwerkt  correspondentie, maakt de agenda’s en verspreidt tijdig (vergader)stukken;
  2. procesondersteuner: de ambtelijk secretaris schrijft, in samenspraak met de voorzitter en/of secretaris, pre-adviezen, nota’s en brieven en vervult een actieve procesrol tijdens de OR-vergaderingen en in de communicatie met de achterban;
  3. adviseur van de raad: de ambtelijk secretaris heeft een voortrekkende rol bij het opstellen van pre-adviezen, nota’s, brieven, nieuwsberichten en geeft hij of zij adviezen over de toepassing van de wet- en regelgeving, volgt beleid en vertaalt deze naar de consequenties voor medezeggenschap en de achterban. In deze rol is de ambtelijk secretaris nadrukkelijk de adviseur van het Dagelijks Bestuur van de Ondernemingsraad.

Deze rollen worden veelal tegelijk door dezelfde ambtelijk secretaris uitgevoerd. In enkele gevallen is de rol van de secretarieel/administratief ondersteuner ondergebracht bij iemand anders. Deze wordt dan aangestuurd door de ambtelijk secretaris.

 

Meer informatie?
Cindy Fornari: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.